V poslednom čase pracujem s okruhom okolo 20 rôznych ľudí na niekoľkých odlišných projektoch. Je to peklo. Preto sa často sám seba pýtam ako je možné koordinovať z jedného miesta (resp. centrálne) tento okruh ľudí a rôzne projekty? A ako vlastne zistiť, či už niekto dostal moju správu (prečítal si ju a je vedomý si jej obsahu) alebo správa len čaká na svojho adresáta? Toto sú problémy, ktoré majú milióny ľudí rovnako ako ja.
Ako zistiť, že daný človek sa zaoberá vašou vecou? Nad niečím pracujete a nemôžete sa pohnúť ďalej bez konzultácie s inou osobou. Lenže ako kontaktovať túto osobu, keď nie je práve “online” ? Potrebujete od niekoho poznať jeho stanovisko čo najskôr. Očakávate, že nad tým pracuje práve teraz a odpovie hneď. Nakoniec ak ho kontaktujete offline nikdy neviete, kedy si daný recipient správu konečne prečítá a ostáva vam len čakať.
Obrázok k článku pochádza zo stránky spoločnosti 37signals a ich nástroj na riešenie týchto problémov Basecamp hádam netreba zvlášť predstavovať. Ale mňa skôr zaujíma plošné systémové riešenie. Basecamp je absolútne nanič v tomto smere, keď ste študent a konto môžete mať zadarmo maximálne na mesiac.
Google Docs sa zlepšuje každým dňom (v mnohom kopíruje práve spomínaný Basecamp). Lenže z mojej osobnej skúsenosti viem, že Google a jeho služby môžu zlyhať divným spôsobom v tom najnevhodnejšom čase.
Takže aké máme vlastne možnosti komunikácie, koordinácie malého teamu a potvrdzovania prečítania správ? Je to začarovaný kruh:
- Telefonovanie – Je drahé a mobily sú zdraviu škodlivé. Navyše treba byť empatický, pretože adresát sa môže nachádzať v situácii keď zvonenie telefónu je neslušné.
- Telefonovanie cez internet – Áno lacné ale tá kvalita nestojí za reč. Navyše adresát nie je vždy dostupný aby reagoval priamo na vaše volanie.
- SMS, Twitter – Napriek fenoménu krátkych správ, svoj postoj k rozsiahlej problematike neskopčíte do 160 znakov. Táto metóda neposkytuje možnosť potvrdenia prečítania správ, len potvrdenie prijatia správy.
- Facebook groups, facebook správy – Na facebooku sme všetci, takže je zbytočne ignorovať túto možnosť. Stále chýba potvrdenie prečítania alebo napr. posielanie príloh.
- Email – Email je list, ktorý chodí cez kábel. Je určite najvyužívanejší, môžete pridať aj prílohu. Len s tým potvrdením prijatia je relatívny problém pre bežného používateľa.
- IM – Nikoho nazaujíma prácne tvorba písanej konverzácie. Je to veľmi časovo náročné. To už radšej zdvihnem ten telefón.
Google Groups – Podľa mňa je toto asi najlepší koordinačný nástroj zatiaľ. Čo do skupiny pošlete príde všetkým ostatným ako email. Nie je nevyhnutné adresovať emaily priamo, len na email skupiny. Google Groups sú zadarmo, sú privátne a fungujú na princípe emailu. Z časti riešia instantnú schopnosť manažovať team. Neriešia však problém potvrdenia prijatia správy…
Vymyslite lepší spôsob ako manažovať ľudí a potvrdenie, že si prečítali vašu správu a zarobíte milióny.